تبدأ المؤسسات والشركات الناشئة بالنجاح وسرعان ما تكثر المهام ويزيد العبء في العمليات اليومية فيفكر المسؤول بتحميل العبء على موظفينه , أو تعيين موظفين جدد للمهام الجديده , والحقيقة أن الخطر يحف الحالتين ففي الحالة الأولى يقل ولاء الموظفين ويحتاج المسؤول إلى زيادة العناية و المكفاءات والمتابعة أما الحالة الثانية فيكون هناك أتعاب مالية وعقوبات من عدم التوافق مع الفريق الأساسي , لذلك يتساءل الجميع أما من طريق ثالث في عالمنا الحالي وفي طرق الإدارة الحديثة أصبحت تكنولوجيا المعلومات ليست فقط أداة مساعدة وإنما قيادة كامله للعمليات , وأصبحت الشركات تتنافس فيما بينها بما تملكه من تقنيات ووسائل إتصال سريعة تمكنها من التغلب على منافسيها , وما زال البعض ممن ينطوي على نفسه يدير مؤسسته بأسلوب الأجداد … دعونا نفكر بالأسلوب التقني
نظام ال ERP) Enterprise Resource planning) أو تخطيط موارد الشركة
هو مجموعة من الأنظمة تعمل سوية لأتمتة العمليات الخاصة بالشركة أو المؤسسة وربطها بشكل موحد ومتكامل , فمهما كانت طبيعة العمل (خيري , تجاري …إلخ) يمكن تطبيقه , كما ويغنيها عن استعمال أنظمة وبرمجيات مختلفة من عدة شركات. ويتطلب تطبيقه إلى إعادة هندسة العمليات الخاصة بالمؤسسة أو ما يسمى ب (Business Processing Engineering (BPE فيتم تغير آلية العمل بما يوافق النظام الجديد , ونظرا لدرجة تعقيد النظام فإنه يحتاج إلى وقت كافي لتطبيقه والحصول على فوائده , كما وأن تطويره يحتاج دمج كامل بين الإدارة والتقنية فلا يمكن تطويره بالإعتماد على التقنيين وإنما يتطلب فهم عميق للجانب الإداري وطبيعة العمل
أهمية ال ERP
– تقليل التكلفة والوقت اللازم في العمليات – سرعة إكتشاف الأخطاء وإصلاحها – سهولة تغيير آلية العمل للشركة وتوسعها بسرعه وتحويرها لدخول أسواق جديده – أخذ قرارات أكثر حكمة بالإعتماد على الأرقام والحسابات – زيادة كفاءة الخدمات والسمعة
أشهر الأنظمة الرئيسية
يحوي ال ERP مجموعة من الأنظمة كل نظام يعمل بشكل مستقل ولكن يتم ربطها جميعا لتمثل ال ERP وهنا نذكر أشهر الأنظمة التي يمكن أن تكون النظام
– إدارة الموارد البشرية (Human Resource Management(HRM: نظام لتطوير التخطيط لإحتياجات العمل من الوظائف وكل ما يخص ذلك من تفاصيل , وتطبيق كل القوانين والعمليات الخاصة بالموظفين , كذلك تطوير الكادر
– إدارة الحسابات المالية : ويتضمن جميع العمليات المحاسبية من القيود المحاسبية , حسابات الموردين , الشيكات , حسابات العملاء .. إلخ
– إدارة سلسلة الإمدادات (Supply Chain Management (SCM : وهو نظام لدعم وإدارة الربط بين الموردين والعملاء وشركاء العمل , ليمثل سلسلة من العمليات المترابطه من قبل التوريد إلى نهاية وصول المنتجات إلى العملاء.
– إدارة العلاقات مع العملاء (Customer RelationShip Management(CRM: وهو نظام يدير العلاقات مع العملاء وقد تحدثنا عنه سابقا بشكل تفصيلي هنا
– إدارة المبيعات وطلبات المخازن : جميع عمليات المخازن من توريد وتصدير وحركات داخلية بين المخازن
وهناك أنظمة كثيرة يمكن أن تنتمي للمجموعة مثل التصنيع (manufacturing) , و تخطيط الإنتاج والكثير من الأنظمة المختلفة
نصيحة
نظام ال ERP نظام يعتمد بشكل رئيسي على طبيعة عمل المؤسسة لذلك ينصح بتطويره بشكل خاص للمؤسسة وعدم الإعتماد على المصادر المفتوحة العامة إلا بتخصصيها كما وفي ذات الوقت يحتاج تطوير ال ERP إلى الصبر وذلك لما يتطلبه من جهد تقني وإداري في تغيير العمليات وآلية العمل الموجودة
وحقيقة تطبيق ال ERP داخل الشركات الناشئة أسهل من تطبيقه في شركة تعقدت عملياتها , ولكن هل الشركة التي تعقدت عملياتها وأصبحت كبيرة ليس لها فرصة ! هناك العديد من الشركات الضخمة التي استطاعت تحويل كل عملياتها ومجاراة الواقع مثل IBM وهنا يمكن أن نضيف شيئا قد يساعد هذه الشركات 1- عدم التحويل المفاجيء وإعتماد سياسة متوازية من تحويل بعض الأجزاء شيئا فشيئا لأنظمة وربطها لاحقا لتعمل كنظام ERP متكامل 2- تحفيز الموظفين من خلال المكافآت لمن يتعامل مع الأنظمة الحديثة 3- عمل برامج صغيرة لقياس مدى فاعلية تطبيقها 4- الإستعانة بالخبراء والمستشارين 5- إحضار متدربين محترفين لتدريب الكادر
أسباب قد تؤدي إلى فشل الERP
1- عدم تقدير تعقيد النظام , معرفة المتطلبات بشكل جيد 2- عدم دخول الموظفين بشكل حقيقي بالنظام 3- الإعتماد على شركات البرمجة والمستشارين بشكل كلي 4- تحميل البرنامج فوق المحتمل وتوقع النتائج سريعا 5- عدم الإستعانة بالمستشارين وأصحاب الخبرة
أشهر أنظمة الERP
هناك العديد من الشركات التي أصدرت نسخ خاصة بال ERP مثل Microsoft , ولكن اشتهر كل من نظام SAP و Oracle وانحصر التنافس بينهم ورغم تفوق ال SAP عالميا إلا أن Oracle تتقدم شيئا فشيئا وبالذات في منطقة الشرق الأوسط
تكاليف يجب النظر إليها عند تطبيق نظام ال ERP
إن تطبيق نظام مثل ERP يحتاج إلى ميزانية ودراسة مادية واسعة وهنا سأسرد أهم التكاليف التي يجب مراعاتها 1- تطوير البرنامج وتطبيقه أو شراءه 2- البنية التحتية في الشركة أو المؤسسة الخاصة بالتقنية التي تدعم النظام 3- المستشارين وأصحاب الخبرة 4- الدعم الفني 5- الفريق التقني المسؤول عن النظام عند إنشاءه 6- التعديلات والتغييرات للنظام بعد تطبيقه 7- الترقيات والتطويرات 8- تدريب الموظفين على إستعمال النظام
إلى تدوينة أخرى … دمتم بود